STANDAR PENILAIAN KINERJA PHPL

Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) adalah strategi dan pelaksanaan kegiatan produksi hasil dan jasa hutan yang menjamin kelestarian fungsi produksi hutan, kelestarian fungsi ekologi/lingkungan dan kelestarian fungsi sosial dari hutan. Standar Penilaian Kinerja PHPL adalah persyaratan untuk memenuhi pengelolaan hutan produksi lestari yang dibuat oleh para pihak (stakeholder) dan ditetapkan oleh pemerintah yang memuat kriteria, indikator dan alat penilaian sebagaimana tertuang pada Lampiran 1. Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor P.6/VI-Set/2009. Prinsip dari penilaian kinerja PHPL adalah menilai dan memastikan terwujudnya kemantapan kawasan, kelestarian fungsi produksi (ekonomi), ekologi dan sosial budaya serta pemenuhan kewajiban dan ketaatan terhadap peraturan yang berlaku. Penilaian Kinerja PHPL diwajibkan (mandatory) kepada seluruh Pemegang Izin Usaha Pemanfaatn Hasil Hutan Kayu (IUPHHK) yang dilakukan oleh pihak ketiga atau Lembaga Penilai yang telah terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN). Sertifikat PHPL diterbitkan/diberikan kepada pemegang izin yang dalam proses penilaian kinerja memperoleh predikat ”Baik”.

Dasar Hukum dan Acuan Pelaksanaan Penilaian Kinerja PHPL mengacu kepada ketentuan-ketentuan yang diatur dalam peraturan dan standar sebagai berikut :
1. Peraturan Menteri No. P.38/Menhut-II/2009 tanggal 12 Juni 2009 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak,
2. Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor : P.6/VI-Set/2009 tanggal 15 Juni 2009 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu.
3. Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor : P.02/VI-BPPHH/2010 tanggal 10 Februari 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja PHPL dan Verifikasi Legalitas Kayu.
4. ISO/IEC 19011:2002 Guidelines for Quality and/or Environmental Management Systems Auditing.
5. ISO/IEC 17021:2006 Conformity Assessment – Requirement for Bodies Providing Audit and Certification of Management Systems.
6. SNI 19-19011-2005 Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan.
7. Dokumen KAN DPLS 13 Rev.0 : Syarat dan Aturan Tambahan Akreditasi Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (LP-PHPL).
8. Peraturan-peraturan lainnya yang terkait dengan pengelolaan hutan produksi lestari (PHPL).


TAHAPAN SERTIFIKASI PHPL
Permohonan Penilaian
Pemegang Izin mengajukan permohonan Penilaian Kinerja PHPL kepada LP-PHPL PT Mutuagung Lestari yang memuat sekurang-kurangnya ruang lingkup sertifikasi dan profil Pemegang Izin. Semua data dan informasi yang diperlukan dalam proses permohonan Penilaian Kinerja PHPL tercakup dalam pengisian Form Aplikasi yang dilakukan oleh Pemegang Izin. LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan melakukan kajian terhadap permohonan Penilaian Kinerja PHPL Pemegang Izin, kemudian memberikan penawaran harga dan menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan Pemegang Izin.

Perencanaan Penilaian
Persiapan
Pada tahap awal perencanaan penilaian, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari membentuk dan menetapkan tim penilaian kinerja PHPL (Tim Audit) dan Pengambil Keputusan sesuai dengan persyaratan dan kompetensinya. Tim Audit terdiri dari 1 orang Lead Auditor dan 3 orang Auditor. Setelah Tim Audit terbentuk, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan menyiapkan pendanaan, peralatan kerja dan kebutuhan administrasi untuk kelancaran kerja Tim Audit dan Pengambil Keputusan.

Rencana Audit
LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan menetapkan rencana audit yang memungkinkan pelaksanaan audit dapat memenuhi persyaratan ISO 17021:2006, Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.38/Menhut-II/2009, Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor P.6/VI-Set/2009 dan Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor P.02/VI-BPPHH/2010 Rencana audit akan disampaikan kepada auditee untuk mendapatkan persetujuan. Atas dasar persetujuan terhadap rencana audit tersebut, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan melakukan permintaan dokumen untuk kegiatan Audit Tahap I.
Apabila dokumen yang diberikan dinilai belum lengkap, maka auditee diwajibkan melengkapinya.

Pelaksanaan Penilaian
Audit Tahap I
Pada Audit Tahap I, Tim Audit akan melakukan kajian dokumen pemegang izin (auditee). Kegiatan Audit Tahap I dilakukan di kantor LP-PHPL PT Mutuagung Lestari dan atau di kantor (pusat) pemegang izin. Dalam hal pemegang izin meminta pelaksanaan audit tahap I dilakukan juga di lapangan, maka LP-PHPL PT Mutuagung Lestari karena kebutuhan proses audit dapat melakukan audit lapangan. Hasil kajian dokumen dan audit lapangan akan dituangkan dalam laporan audit tahap I yang akan diberikan kepada pemegang izin.

Audit Tahap II
Sebelum kegiatan Audit Tahap II dilakukan, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan memberitahukan terlebih dahulu Rencana Audit Tahap II untuk mendapatkan persetujuan dari auditee. Atas dasar rencana yang sudah disetujui, maka LP-PHPL PT Mutuagung Lestari melakukan konsultasi publik dengan mengumumkan rencana penilaian kinerja PHPL di media massa, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id) dan website PT Mutuagung Lestari (www.mutucertification.com), selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan. Konsultasi publik juga dilaksanakan dengan mengadakan pertemuan bersama masyarakat sekurang-kurangnya 1 (satu) kali. Kemudian Tim Audit harus melakukan entry meeting yaitu melaporkan rencana kegiatan penilaian kepada dinas/instansi kehutanan di tingkat provinsi sebelum melakukan penilaian lapangan. Kegiatan penilaian lapangan di Unit Manajemen Pemegang Izin meliputi pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen, wawancara, observasi dan uji petik/sampling sesuai dengan standar yang telah ditentukan dan diakhiri dengan pertemuan penutupan. Tata cara pelaksanaan audit di lapangan mengacu kepada standar ISO/IEC 19011:2002 atau SNI 19-19011-2005. Setelah selesai melakukan penilaian lapangan, tim audit harus melakukan exit meeting yaitu melaporkan kepada dinas/instansi kehutanan di tingkat provinsi bahwa kegiatan penilaian lapangan sudah selesai dilaksanakan, dan bila diperlukan melakukan klarifikasi data.

Pelaporan
Tim Audit akan menyusun Laporan Hasil Penilaian dengan merujuk kepada standar ISO/IEC 19011:2002 atau SNI 19-19011-2005, dengan mencakup sistematika sebagaimana Lampiran 1.2 Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor P.02/VI-BPPHH/2010. Laporan disampaikan kepada LP-PHPL PT Mutuagung Lestari dilengkapi dengan Berita Acara Penyerahan Laporan paling lambat 2 (dua) minggu setelah pertemuan penutupan. Kemudian LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan menyampaikan laporan kepada auditee.
Dalam hal berdasarkan hasil penilaian terdapat hal-hal yang tidak sesuai, kepada auditee diberikan kesempatan menyampaikan keberatan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya laporan hasil penilaian.

Untuk menyelesaikan keberatan, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari membentuk Tim Ad Hoc, dan hasil keputusan diterima atau ditolaknya keberatan disampaikan kepada auditee selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kalender sejak diterimanya keberatan. Hasil penyelesaian keberatan oleh Tim Ad Hoc beserta laporan penilaian yang telah diperbaiki disampaikan kepada Pengambil Keputusan sebagai dasar penetapan keputusan penilaian. LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan menyampaikan laporan hasil audit dan penetapan keputusan penilaian kepada Pemerintah c.q. Departemen Kehutanan.

Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan Sertifikasi PHPL akan dilakukan oleh Komite Sertifikasi berdasarkan laporan hasil penilaian. Komite Sertifikasi merupakan personil tetap LP-PHPL PT Mutuagung Lestari yang berjumlah paling sedikit 3 (tiga) orang. Keputusan penilaian kinerja PHPL dilakukan dengan memberikan nilai akhir dan predikat “BAIK” atau “BURUK”. Pedoman pemberian nilai akhir sebagaimana tertuang pada Lampiran 1 Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan Nomor P.02/VI-BPPHH/2010. Dalam hal berpredikat “BAIK”, LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan mengumumkan secara publik di media massa, website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id) dan website PT Mutuagung Lestari (www.mutucertification.com) untuk memberikan kesempatan selama 20 hari kalender apabila ada keberatan dari Lembaga Pemantau Independen terhadap hasil keputusan Komite Sertifikasi. Dalam hal auditee diputuskan tidak mendapatkan sertifikat PHPL (berpredikat BURUK), auditee diberikan kesempatan untuk memperbaiki indikator yang memiliki nilai buruk selambat-lambatnya 6 (enam) bulan hingga jumlah indikator yang harus bernilai baik memenuhi ketentuan sebagaimana dipersyaratkan sesuai umur izinnya. Jika dalam waktu 6 (enam) bulan tersebut auditee tidak dapat memperbaiki nilai indikator yang dipersyaratkan, maka proses penilaian dihentikan. Jika auditee menghendaki mendapatkan sertifikat PHPL, maka proses penilaian dilakukan dari tahap awal. Penerbitan Sertifikat Sertifikat hanya diberikan kepada auditee yang nilai kinerjanya memiliki predikat “BAIK”. LP-PHPL PT Mutuagung Lestari akan menyampaikan salinan setiap laporan penilaian (mendapatkan sertifikat ataupun tidak mendapatkan sertifikat) dan/atau sertifikat yang diterbitkan kepada Pemerintah c.q. Kementerian Kehutanan.
Sertifikat yang diterbitkan sebanyak 3 (tiga) rangkap yakni 1 (satu) lembar sertifikat asli diberikan kepada pemegang izin, 1 (satu) lembar salinan sertifikat kepada Kementrian Kehutanan, dan 1 (satu) lembar salinan sertifikat sebagai arsip.

Penilikan
Sertifikat PHPL berlaku selama 3 (tiga) tahun dan dalam rangka pemeliharaan sertifikat akan dilakukan penilikan. Kegiatan penilikan dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali. Penilikan pertama akan dilakukan selambat-lambatnya 12 bulan sejak Pertemuan Penutupan. Prosedur penilikan dengan merujuk kepada standar ISO/IEC 17021:2006 dan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.38/Menhut-II/2009, dengan ketentuan sekurang-kurangnya sebagai berikut :
1. Penilikan dilakukan berdasarkan standar Penilaian Kinerja PHPL yang berlaku,
2. Pelaksanaan penilikan diketahui oleh auditee,
3. Rencana kerja penilikan harus diuraikan secara jelas (jenis indikator, metode penilaian, dan waktu pelaksanaan),
4. Penilikan dilakukan melalui proses penilaian lapangan.
Dalam kondisi tertentu antara lain adanya masukan/rekomendasi dari Lembaga Pemantau Independen, LP-PHPL dapat melakukan percepatan/penambahan penilikan. Hasil penilikan dibuat dalam bentuk laporan tertulis dan disampaikan kepada auditee.

Resertifikasi
Sertifikat disyaratkan untuk ditinjau kembali setiap tiga tahun dan akan mengikuti proses yang sama dengan penilaian pertama. Pemegang izin akan diberi informasi tentang persyaratan pembaharuan sertifikat selama pra kunjungan pembaharuan, yang merupakan penilikan terakhir dalam jangka waktu tiga tahun. Sebagai syarat untuk memperbaharui sertifikat, pemegang izin mengisi form aplikasi baru, yang diajukan selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum masa Sertifikat PHPL berakhir. Pelaksanaan penilaian resertifikasi dilakukan selambat-lambatnya 2 (dua) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku Sertifikat PHPL. Resertifikasi dilaksanakan untuk mengevaluasi pemenuhan seluruh persyaratan standar PHPL dengan mempertimbangkan kinerja PHPL selama periode sertifikasi dan tinjauan atas laporan penilikan sebelumnya.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar